Cómo llevar la contabilidad de mi negocio

Entre los muchos retos que conlleva el tener una empresa, llevar la contabilidad de la misma puede ser uno de los más importantes. Las empresas de gran tamaño normalmente emplean a equipos de especialistas para realizar esta actividad, pero los dueños de pequeñas empresas deben tener al menos conocimientos básicos del tema para garantizar el buen funcionamiento de su negocio. Si usted tiene una pequeña empresa, o si tiene en sus planes el iniciar un nuevo emprendimiento, esta guía le será de gran utilidad.

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

La contabilidad de una empresa es la actividad que se encarga de llevar un registro detallado de las operaciones financieras de dicha entidad. Así, la empresa podrá conocer el origen y el destino de sus recursos, además de llevar un control de los bienes y el capital con los que cuenta en cualquier momento.

¿Para qué sirve llevar la contabilidad de una empresa?

Llevar una contabilidad correcta es esencial para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Sus beneficios son muchos, pero podemos agruparlos en tres categorías:

Es una obligación legal

El primer beneficio de la contabilidad es que le permitirá a la empresa cumplir con sus obligaciones fiscales. Como bien sabrá, las empresas deben pagar impuestos a los gobiernos locales y al federal, y la única manera de presentar declaraciones de impuestos apegadas a las leyes es refiriéndonos a la contabilidad de la compañía. Recuerde que no pagar sus impuestos o hacerlo de manera incorrecta puede traerle muchos problemas y, por el contrario, cumplir con esta obligación le trae muchos beneficios.

Motivos financieros

Para evaluar la situación financiera de un negocio no basta con observar el saldo de su cuenta bancaria y asegurarse de que sea positivo. La realidad es que el panorama económico de una empresa incluye una enorme cantidad de factores y, para evaluarlos, se requiere de la imagen que nos brinda la contabilidad. Deberá considerar muchos factores, como las cuentas por cobrar, las deudas, los gastos operativos y el flujo de caja, entre muchos otros. Solo mediante registros contables realmente fidedignos podrá entender correctamente su situación y, por lo tanto, diseñar estrategias efectivas.

Facilita la organización

La operación de una empresa involucra tomar muchas decisiones financieras. Deberá decidir, por ejemplo, cuánto reinvertir y en qué hacerlo, el salario óptimo para sus empleados y el precio al que deberá ofrecer sus productos y/o servicios, entre muchas otras cosas. Todas estas decisiones dependen directamente de su situación financiera y, como ya mencionamos en el punto anterior, la única manera de entenderla con certeza es mediante una contabilidad efectiva.

Conceptos básicos que debe conocer

Antes de explicarle los pasos básicos para llevar la contabilidad de una empresa en Estados Unidos es necesario que entienda algunos términos esenciales en esta materia. Algunos de ellos son términos que se usan coloquialmente, por lo que probablemente ya tenga una idea de qué significan; sin embargo, en el mundo de la contabilidad estas palabras tienen definiciones muy específicas que debe tener en mente.

Activos (assets)

Los activos de una compañía son todos los bienes, valores, derechos y recursos tangibles o intangibles que tiene una empresa a su favor. En otras palabras, son todos los elementos que agregan valor a su negocio. Algunos ejemplos de activos son: dinero en efectivo, saldo en una cuenta de ahorro, bienes muebles e inmuebles, patentes y cuentas por cobrar.

Pasivos (liabilities)

Los pasivos de una empresa son exactamente lo contrario de los activos. Esto es, todas las deudas y obligaciones que restan valor a la compañía. Algunos ejemplos son: el saldo de una tarjeta de crédito, los impuestos pendientes de pago y los préstamos bancarios.

Patrimonio (equity)

El patrimonio de una persona puede definirse como la suma de todos los recursos de su propiedad. En términos contables, el patrimonio de una empresa se refiere a la suma de todos sus activos menos el total de los pasivos.

Capital social (share capital)

El capital social de una empresa es la cantidad de dinero que ha recibido de parte de sus inversionistas. El capital social se contabiliza como un pasivo ya que este, en teoría, se le debe a los accionistas de la empresa (aunque no exista obligación legal de devolverlo).

Ingresos y gastos (income and expenses)

Los ingresos y gastos de una empresa son las cantidades de cambio que presenta el activo de la misma. Si una transacción resulta en una disminución del activo, se considera un gasto. En cambio, aquellas que lo aumentan se consideran ingresos.

¿Qué necesito para llevar la contabilidad de mi negocio?

Una contabilidad confiable se obtiene manteniendo un registro fidedigno de todas las operaciones de su empresa. Para esto, es necesario que archive y actualice diversos documentos que servirán de base para hacer todos los cálculos correspondientes. A continuación, le presentamos los elementos básicos que deberá recopilar y mantener:

Facturas

Las facturas son documentos que registran transacciones entre empresas y/o individuos, por lo que serán esenciales para calcular sus ingresos y gastos. Cuando su empresa haga una venta, usted debe generar una factura que se archivará como comprobante de ese ingreso. De igual manera, cuando su empresa adquiere un producto o servicio necesario para su operación, el proveedor deberá extenderle una factura que avale dicha transacción. Estas últimas serán tomadas en cuenta como gastos.

Otros comprobantes de gastos e ingresos

Algunas transacciones no generan facturas como tal. Por ejemplo, los préstamos bancarios pueden ser comprobados por medio de su estado de cuenta. De igual manera, las escrituras de un bien inmueble cuentan como comprobante de un activo si están a nombre de su empresa. Le recomendamos visitar esta página del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) en donde encontrará una lista extensiva de los registros y comprobantes que debe mantener para su negocio.

Libros contables

Los libros contables son documentos (físicos o electrónicos) en los que se lleva un registro de todas las operaciones que ha realizado una empresa. Existen muchos tipos cuyo uso dependerá de las necesidades específicas de cada negocio, pero hay dos principales que toda empresa debe llevar. Estos son:

• Libro de diario. En este registro deberá ingresar todas las transacciones que su empresa genere. Cada ingreso y gasto deberá estar propiamente documentado y el orden de las operaciones debe ser cronológico.
• Libro mayor. Este documento sirve para crear un panorama general de las cuentas de su empresa. Lo normal es que se actualice periódicamente usando los datos del libro de diario y anotando los balances de las cuentas que allí se llevan. Esta será la base para sus declaraciones anuales de impuestos.

Su contabilidad paso a paso

Ahora que conoce los elementos y conceptos básicos de la contabilidad, podrá ponerlos en práctica para mantener un registro correcto de las finanzas de su empresa. Antiguamente, los registros contables de las empresas se llevaban en papel y las cuentas se hacían a mano, pero afortunadamente, ahora existen los programas informáticos de contabilidad que harán su trabajo más sencillo. Siga los pasos que detallamos a continuación para llevar la contabilidad de su negocio de forma sencilla y efectiva:

1. Busque un programa contable que se adecúe a sus necesidades

Aunque es técnicamente posible llevar la contabilidad de su empresa en papel, la realidad es que esta opción ya está muy relegada y es poco recomendable. Existen muchas opciones de software contable que le ofrecen distintos planes y características. La mayoría de ellos son de paga, sin embargo, si su presupuesto es limitado, ¡no se preocupe! Le mostraremos opciones gratuitas en la siguiente sección.

2. Registre todas las operaciones que efectúe su negocio

Como mencionamos anteriormente, el libro de diario de su empresa debe registrar todos los movimientos financieros. Es importante que tenga cuidado de ingresar todas transacciones en su software contable, ya que incluso pequeñas omisiones pueden traerle grandes dificultades al momento de conciliar sus cuentas.

3. Mantenga un registro de todos los comprobantes de sus operaciones

El software le ayudará a simplificar las cuentas necesarias para llevar la contabilidad de su empresa. Sin embargo, es necesario que guarde todos los comprobantes que tenga de los registros hechos en el programa para poder demostrar que los datos son correctos en caso de una auditoría.

Lo que debe saber: El IRS exige que guarde sus comprobantes por distintos períodos que pueden ir de los dos a los siete años después de la transacción, por lo que le recomendamos que tenga estas reglas en mente y no se deshaga de los comprobantes antes de tiempo.

4. Lleve un registro de los bienes de su empresa

No debe olvidar que los bienes que posee su negocio en la actualidad son parte de la contabilidad de la empresa. Mantenga un registro fidedigno de los inmuebles, el equipo, las materias primas, el inventario y de todas las posesiones que tenga su empresa para asegurar que su contabilidad se mantenga sana.

5. Familiarícese con las leyes tributarias que le correspondan

Como ya mencionamos anteriormente, una de las principales funciones de la contabilidad es conocer la cantidad de dinero que debemos pagar al gobierno por concepto de impuestos. Debido a que los impuestos varían enormemente dependiendo de su localidad, el giro del negocio, su estructura comercial y las exenciones tributarias a las que pueda estar sujeto (entre otros factores), le recomendamos que se mantenga al tanto de las leyes locales que rigen sus impuestos para evitar problemas legales en este aspecto. 

6. Haga uso de sus balances de cuentas

Los programas contables pueden generar una enorme cantidad de reportes financieros que le ayudarán a evaluar la situación financiera de su empresa. Estos datos le ayudarán a crear proyecciones más acertadas, a desarrollar estrategias específicas para su negocio y, en general, para mejorar sus prospectos económicos a mediano y largo plazo. Haga uso de estos datos para llevar a su negocio al siguiente nivel.

Consejos para llevar la contabilidad correctamente

Existen una enorme cantidad de buenas prácticas para llevar su contabilidad de forma correcta y optimizar los beneficios que puede traerle. En SABEResPODER hemos identificado tres de ellas que creemos le serán de suma utilidad:

1. Mantenga separadas sus finanzas personales de las del negocio

Uno de los errores más comunes que cometen los propietarios de empresas pequeñas es el mezclar sus finanzas personales con las de su negocio. El combinar estos dos conceptos hará que su contabilidad sea más complicada y, en algunos casos, puede ser incluso ilegal. Evítese dolores de cabeza y mantenga cuentas completamente separadas entre su persona y su negocio.

2. De ser posible, contrate un servicio profesional de contabilidad

Existen servicios contables muy accesibles que le permitirán enfocar más tiempo y esfuerzo a otros aspectos de la operación de su negocio. Haga un análisis del tiempo que ocupa en llevar la contabilidad de su empresa y, si considera que su tiempo vale más que lo que cuesta un servicio de contaduría, no dude en contratarlo.

3. Busque deducciones y exenciones de impuestos que puedan aplicarle

Investigue todos los tipos de gastos que pueda deducir de impuestos para el caso específico de su empresa. En general, los gastos deducibles de impuestos son aquellos egresos que se relacionan con la operación del negocio, pero también hay casos especiales como las donaciones a instituciones benéficas. Tener en cuenta estos privilegios fiscales le ayudará a minimizar la cantidad de impuestos que tributa y, por lo tanto, a mantener más capital en su negocio para seguir haciéndolo crecer.

Programas de contabilidad

Como mencionamos anteriormente, la contabilidad llevada en libros físicos de papel es cosa del pasado. Hoy en día, la mayoría de las empresas de todos los tamaños utilizan servicios informáticos para llevar a cabo esta actividad. Existe una gran variedad de opciones de pago, pero para los presupuestos limitados, también existen opciones de muy bajo costo o gratuitas.

Excel

Excel es una herramienta desarrollada por Microsoft para generar hojas de cálculo. Si bien este software tiene un costo, muchas computadoras personales incluyen de fábrica una licencia para su uso o contienen una alternativa similar, como Numbers para las computadoras Apple o Google Sheets que se puede usar de forma gratuita en casi cualquier dispositivo.

Lo que debe saber: Estas aplicaciones no han sido específicamente diseñadas para llevar registros contables; sin embargo, existen muchas plantillas gratuitas con las que solo necesitará registrar los movimientos financieros de su empresa e ingresar los valores requeridos.

Programas de contabilidad en línea gratuitos o de bajo costo

Si lo que busca es sencillez y ahorro, existen diversas plataformas de contabilidad en línea que son completamente gratuitas o muy económicas. Una de las principales ventajas de este tipo de servicios es que le dan la seguridad de que su información está resguardada en la nube, por lo que siempre tendrá un respaldo electrónico de sus operaciones. Además, puede acceder a ellas desde distintos dispositivos siempre y cuando cuente con una conexión a Internet. A continuación le presentamos las mejores opciones:

Alegra

Alegra es un programa de contabilidad muy completo, desarrollado y enfocado en el mercado de EE.UU., con soporte e interfaces 100% en español. Cuenta con todas las herramientas necesarias para administrar una pequeña empresa incluyendo reportes detallados en tiempo real. Puede probar el servicio de forma gratuita por 14 días y después sus paquetes inician en $8 al mes.

Wave

Con Wave (sitio disponible en inglés), las pequeñas empresas pueden llevar su contabilidad en línea de forma gratuita. Cuenta con un sistema de seguimiento de ingresos y gastos, capacidad de escanear sus facturas en papel, almacenamiento de sus datos en servidores seguros y la capacidad de generar reportes automatizados. Si requiere manejo de nómina, este servicio tiene un costo, pero es muy accesible empezando con $20/mes.

Sage 50

Sage 50 es una aplicación desarrollada en España con integraciones a los sistemas contables de diversos países incluyendo los EE.UU. Cuenta con un sistema completo de gestión de contabilidad en la nube que podrás acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Su interfaz es fácil de usar y tiene la gran ventaja de que el período de prueba gratuita es de tres meses.

Zipbooks

Con la versión gratuita de Zipbooks (sitio disponible en inglés) podrá generar facturas ilimitadas, manejar un número ilimitado de proveedores y clientes y aceptar pagos digitales para su empresa. Existen versiones de paga con más características, pero sus planes son bastante económicos ya que inician por solo $15/mes.

Zoho Books

Si su empresa factura menos de $50,000 anuales, Zoho Books puede ser una excelente opción gratuita. Esta opción le permite generar hasta 1,000 facturas al año en múltiples idiomas, registrar diversas cuentas bancarias, generar reportes y calcular sus impuestos, entre muchas otras características.

Akaunting

Akaunting (sitio disponible en inglés) es un software de código abierto —lo que quiere decir que cualquier desarrollador puede analizar el programa, modificarlo y crear expansiones— que le permitirá llevar su contabilidad completa de forma gratuita y 100% en línea. Si requiere algún módulo que agregue funcionalidades específicas deberá pagar por él, pero la funcionalidad básica no tiene costo.

Brightbook

Brightbook (sitio disponible en inglés) se autodenomina “el software gratuito de contabilidad en línea más querido en todo el mundo”. No tiene adiciones con costo y su plataforma le permite acceder a sus cuentas desde cualquier dispositivo en línea, llevar un control preciso de su flujo de caja, crear y registrar un número ilimitado de facturas y agregar tantos usuarios como requiera, entre muchas otras cosas.